Да уж, времени и правда у Вашей компании осталось немного. Надеюсь, что количество участников не очень большое? Это все-таки упростило бы задачу. А вообще хочу порекомендовать вот это event агентство в Киеве https://picasso.events/ При необходимости оно в состоянии очень быстро подготовить мероприятие любого уровня.