Знаете, если Вы и Ваше руководство хотите, чтобы семинар прошел хорошо, без разнообразных накладок, то лучше всего будет вообще сменить принцип подготовки. Например, доверить организацию семинара не новичку, а обратиться в компанию, которая занимается организацией бизнес-мероприятий на профессиональном уровне. Как вариант, почему бы не обратиться по этому вопросу в это ивент агентство в Киеве, или выбрать другое, но тоже с большим опытом.